كيفية كتابة خطاب رسمي: يواجه الأشخاص في مرحلة ما ضرورة كتابة وإرسال خطاب رسمي إلى جهة عامة، سواء لتقديم شكوى، أو إجراء معاملة، أو الحصول على موافقة على طلب مقدم إلى شركة يعملون بها يجب عليك أن تفعل شيئا قبل أن تستمر. في هذه الحالة، أدرك الشخص الذي يحتاج إلى كتابة خطاب أنه بحاجة إلى كتابة الرسالة بتنسيق مقبول معين داخل هذه المؤسسة العامة والحكومية. ومن هذه المحادثة سنتعرف اليوم على نطاقها وطرقها. , خطوات كتابة خطاب رسمي على موقع جاوبني.
اكتب رسالة رسمية
المحتويات
يمكن كتابة الرسائل الرسمية باتباع الخطوات والأساليب التي يقدمها مدراء وأمناء الحكومة والقطاع العام.
- يجب أن يبدأ نص الرسالة بـ “السلام عليكم”. أسفل هذا السطر يوجد اسم الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه، بدءًا من قدرات ذلك الشخص. بعد ذلك، اكتب السيد/… لتحيته، وفي السطر التالي تكتب تحية طيبة، ويبدأ محتوى الرسالة.
- خذ بعين الاعتبار صياغة رسالتك واشرح بدقة طلبك أو سبب إرسال الرسالة، وإذا كانت تحتوي على شروط وأحكام أو اعتراضات، فحاول تقسيمها إلى عدة نقاط بإيجاز قدر الإمكان. أشياء كثيرة تحتاج إلى توضيح.
- في نهاية الرسالة، اكتب التحية “شكرًا لك”، وتأكد من كتابة “إرسال” من اليمين أسفل ذلك، وتأكد من وضع ختمك وتوقيعك أسفل ذلك. الرسالة هي مظهر رسمي.
أهمية الوثائق الإدارية الرسمية
يعتبر الكلام وسيلة من وسائل التواصل وهو في غاية الأهمية في الحياة المهنية والاجتماعية، وتكمن أهميته في النقاط الأربع التالية.
- تعتبر الرسائل إحدى وسائل التواصل الرئيسية بين الدوائر الحكومية والمؤسسات الخاصة على المستوى الفردي والتنظيمي.
- الرسائل تقلل الوقت والجهد والمسافة بين المتراسلين المختلفين.
- تُصنف الرسائل كأحد المستندات القانونية التي يمكنك الرجوع إليها عند الحاجة.
- تعتبر الرسائل الرسمية إحدى وسائل الإعلان وخاصة التجاري.
أنواع الرسائل الرسمية
تنقسم الرسائل الرسمية إلى نوعين ومن أشهر الرسائل التي يجب أن تكون متاحة لجميع الجهات والدوائر الحكومية هي:
- خطاب العمل:
- يتم استخدامه لأغراض تجارية وأبرز ما يميزه هو الجانب الترويجي للمؤسسة. يحتوي الجزء العلوي من الرسالة على ترويسة تتضمن كافة المعلومات الخاصة بالمؤسسة بما في ذلك العنوان والاسم ورقم السجل التجاري. ونوع المعاملة ورقم الهاتف وصندوق البريد وشعار المؤسسة والبريد الإلكتروني.
- رسالة رسمية:
- وهي رسائل تتعلق بالجوانب الوظيفية كالدعوات والمعارض والقرارات الإدارية والتعاميم العامة.
الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي
عند كتابة رسالتك الرسمية، هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها والتي يمكن أن تكون بمثابة نصيحة وتوجيه. وأهم النصائح التي يجب مراعاتها هي:
- – وضوح ودقة الفكر والكلام.
- موثوقية المعلومات الواردة فيه.
- اللغة الأدبية، والشعر الإبداعي يزدهر، وينأى بنفسه عن الصور ويلتصق بالموضوع.
- وأهم ما يميز الكتابة الوظيفية هو بساطة المعنى دون تصورات مسبقة.
- يتجنب الأسلوب التصريحي المقنع المشاعر الشخصية.
- عند الرد على الرسائل السابقة يجب الرجوع إلى الرسالة بالتاريخ والرقم والموضوع.
- خذ بعين الاعتبار تقسيم الأفكار وترتيبها، بدءًا من الفكرة الأولى إلى الثانية.
- عند الرد على رسالة تحتوي على أفكار، يجب أن يتضمن ردك جميع النقاط بترتيب ظهورها في الرسالة الأصلية.
والآن بعد أن تحدثنا عن كيفية كتابة الرسائل الرسمية وأهميتها وأنواعها وما يجب مراعاته عند كتابة وإرسال خطاب إلى الجهة الحكومية التي تمثلها، هذا كل ما في مقال اليوم. من قبل الوزارات والتعليم والتربية وغيرها من المؤسسات الكبيرة.